Come un progetto BYOD nel 2019 ha preparato Nebraska Medicine per essere pronto per COVID-19

Il programma BYOD mirava ad aumentare la sicurezza dei dispositivi e degli utenti, ma alla fine è stato proprio quello che era necessario quando la pandemia di coronavirus ha colpito.

Quando il sistema sanitario del Nebraska Medicine e il Centro medico dell’Università del Nebraska hanno iniziato a portare il proprio dispositivo (BYOD) nel giugno 2019, lo sforzo non ha immediatamente guadagnato molta trazione. Solo il 15% circa dei 14.000 studenti, docenti, medici e impiegati amministrativi idonei lo utilizzava inizialmente, anche se era stato registrato automaticamente dal dipartimento IT.

Ma il 16 marzo, quando la micidiale pandemia di COVID-19 costrinse i dipendenti a iniziare a lavorare da casa e gli studenti a iniziare a frequentare le lezioni online, il programma BYOD, una volta sconvolgente, aiutò a rendere la transizione senza soluzione di continuità. La partecipazione è salita rapidamente al 90%, dato che molti più studenti, insegnanti e impiegati amministrativi si sono riversati nel sistema.

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Per Nebraska Medicine, che comprende il sistema sanitario ospedaliero e clinico, e per il Medical Center dell’Università del Nebraska, che comprende la scuola medica e la ricerca, il programma BYOD è stato visto nel 2019 come un mezzo per migliorare notevolmente la sicurezza e la privacy IT. È stato anche visto come un modo per aiutare entrambe le organizzazioni a gestire un peggioramento dell’ufficio e l’insegnamento dello spazio, consentendo a più persone di lavorare o studiare da casa per alleviare l’affollamento nel campus e nelle strutture del centro medico.

Il targeting e il raggiungimento di tali obiettivi è ora visto come una mossa fortuita che prepara entrambe le organizzazioni a qualunque cosa accada a seguito del coronavirus, ha affermato Brian Lancaster, CIO e vicepresidente dell’IT per entrambi i gruppi. Con il senno di poi, i tempi dell’iniziativa finirono per essere perfetti.

“Sono un grande sostenitore dell’idea che il lavoro è ciò che fai, non dove vai”, ha detto Lancaster. “Avevo bisogno di trovare un modo per trovare spazio per il 40% in più di persone, quindi abbiamo esaminato i concetti di lavoro da casa e di spazio aperto. Avevamo anche la necessità di un ambiente IT più sicuro per i dispositivi personali che utilizzano la posta elettronica e l’accesso alla rete “.

In passato, ai dipendenti e agli studenti era stato permesso di utilizzare i propri dispositivi personali per il lavoro e gli studi, ma nell’ambito del programma BYOD 2019, i nuovi controlli di sicurezza e conformità erano stati resi obbligatori. Per consentire lo sforzo BYOD formale, la scorsa estate è stato creato e aggiunto un portale di utenti completamente nuovo in cui studenti e dipendenti possono accedere per accedere ai loro contenuti educativi o desktop di lavoro per completare le loro attività. Gli utenti non sono più autorizzati a utilizzare i propri dispositivi personali se non utilizzano il nuovo portale.

Il portale, chiamato “The App Store” di Nebraska Medicine, è stato realizzato utilizzando la piattaforma di spazio di lavoro digitale VMware Workspace One che ha permesso ai lavoratori IT di creare un ambiente di elaborazione remota per gli utenti finali. Workspace One include la gestione unificata degli endpoint, le funzionalità del desktop virtuale e le funzionalità di analisi, nonché l’accesso sicuro alle applicazioni per utenti Web e applicazioni e dispositivi mobili. Sono incluse anche le funzionalità di gestione dei dispositivi mobili per la sicurezza e la conformità. Finora, circa 17.000 dispositivi sono supportati dal sistema, che consente l’utilizzo di qualsiasi dispositivo.

“Possiamo avere le applicazioni e il desktop nel portale e gli utenti possono accedere e vedere il proprio computer di lavoro e tutte le applicazioni a cui hanno accesso”, ha affermato Lancaster. “VMware ha collaborato con noi l’estate scorsa per creare questo portale. I componenti tecnologici di VMware erano solidi e ci sono voluti circa un mese per l’installazione.”

Eppure, nonostante tutti gli hoopla e le caratteristiche, l’iniziativa non è riuscita a crescere. “Tutti lo avevano, ma non veniva utilizzato bene fino a COVID-19”, ha detto. “Avresti potuto vederlo come un progetto IT fallito con un basso tasso di adozione.”

Quanto velocemente è cambiato, tuttavia. Dopo il 16 marzo, l’esistenza del nascente programma BYOD ha permesso al Nebraska Medicine di passare al lavoro da casa e imparare da casa in un batter d’occhio. Quella che una volta era vista come un’iniziativa potenzialmente deludente quasi da un giorno all’altro è diventata un progetto di successo.

“Si è scoperto che non era una strategia, ma che è diventata un requisito”, ha detto Lancaster. “È stata una grande vittoria per noi consentirci di continuare a insegnare e apprendere. Stavamo pensando alla trasformazione digitale. Volevamo lavorare in questo modo.”

Prima del 16 marzo, l’help desk IT riceveva circa 100 richieste di assistenza a settimana, ha affermato Lancaster. Nella prima settimana dopo il 16 marzo, il numero di richieste di aiuto è salito a 600 poiché gli utenti hanno bisogno di assistenza per effettuare la transizione per svolgere il proprio lavoro da casa. Oggi, il numero di richieste è sceso a circa 300 a settimana e dovrebbe scendere presto a circa 100 a settimana.

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Ora che dipendenti, insegnanti e studenti stanno facendo il loro lavoro da casa, Lancaster ha affermato di vedere a lungo termine delle implicazioni che continuerà molto tempo dopo la fine della pandemia di coronavirus.

“Penso che le persone apprezzeranno i vantaggi del lavoro a distanza”, ha affermato. “Non credo che torneremo dove eravamo. Penso che abbiamo l’opportunità di accedere ai nostri uffici fisici in nuovi modi e che ci offre nuovi modi di lavorare, apprendere e fornire assistenza ai pazienti.”

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Vista su una mascherina medica su un pc portatile aperto.

Immagine: Getty Images / iStockphoto

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